Referat fra styremøte i SLX Debian Labs 2004-05-19 ================================================== Tid: Tirsdag 2004-05-19 kl. 17:10 til 19:40 Sted: Kontoret til stiftelsen i Forskningsparken, Gaustadalleen 21, Oslo Til stede: Vidar Bakke, Rune Ertzgaard Petter Reinholdtsen (referent) Saksliste: 1. Referat og formalia Sak 1-04 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 2-04 Konstituering av styret 2. Orienteringssaker Sak 3-04 Formaliteter rundt etablering av stiftelsen 2.1 Faste orienteringssaker Sak 4-04 Økonomi og marked Sak 5-04 Orientering om driften Sak 6-04 Gjennomføring av styrevedtak 3. Beslutningssaker Sak 7-04 Låneavtale ansvarlig lån 4. Diskusjonssaker Sak 8-04 Styrets oppgaver og arbeidsform Sak 9-04 Budsjettforutsetninger og budsjett for 04 og 05 Sak 10-04 Daglig ledelse av stiftelsen 5. Saker til neste møte 6. Eventuelt 7. Oppsummering Vidar Bakke åpnet møtet og tok rollen som møteleder. Petter Reinholdtsen aksepterte på oppfordring jobben som referent. Sak 1-04 Godkjenning av innkalling og saksliste ----------------------------------------------- Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak 2-04 Konstituering av styret -------------------------------- Styret konstituerte seg. Vidar Bakke er utpekt av NUUG Foundation til å være styreleder. Petter Reinholdtsen og Rune Ertzgaard er styremedlemmer. Sak 3-04 Formaliteter rundt etablering av stiftelsen ---------------------------------------------------- Vidar orienterte om bakgrunnen for stiftelsen, at grunnkapitalen er 100,000,- og vi har fått et ansvarlig lån på 4 mill NOK fra NUUG Foundation. Vidar orienterte videre at stiftelsen er under registrering i Fylkesmannens registre over stiftelser og i Brønnøysundregistrene Vi gikk igjennom vedtektene, og diskuterte litt hva de forskjellige aktørene i Skolelinux-organiseringen er. Vidar ga til glede for Rune en rask innføring i hva Debian er. Sak 4-04 Økonomi og marked -------------------------- Vidar orienterte om stiftelsens økonomiske stilling, og fortalte at vi som allerede kjent har begynt å bruke penger. Han leste fra kontooversikten og sendte rundt tallene. Hoveddelen av utgiftene er lønnsutgifter. Vidar fortsatte med å vise fram arbeidskontraktene med Nina Sundquist, Knut Yrvin, Joey Hess og Andreas Schuldei. Joey arbeider i USA og er på en "independent contractor"-avtale, mens de resterende er på engasjement. Avtalevilkårene varierer endel, alt etter om SLX Debian Labs eller personen selv tar seg av sosiale avgifter og om det skattes til Norge eller Sverige. Totalt er forbruket rundt 1.7mill i året i lønns og konsulentkostnader. Vidar og Rune estimerte regnskapskostnader (35k) og revisjonskostnader (18k). Driftsutgifter 7.5k + mva i året (9.3k inkl mva.). Vidar tror kontorkostnadene i Forskningsparken er ca 120k i året. Bidraget til medlemsorganisasjonen er på rundt 380k i året. Forsikring av de norske ansatte er rundt 10k. Forbruket pr. år antas på bakgrunn av dette å være rundt 2.263mil. Vidar poengterte at utfordringen er å finne noen som vil bidra økonomisk til utvikling av skolelinux, slik at vi kan holde på etter at det ansvarlige lånet tar slutt. Vidar orienterte videre om potensielle besparelser for Norge, og hvordan vi kan få inntekter på bakgrunn av disse besparelsene. Hvis vi får nok inntekter i Norge kan vi begynne å finansiere aktiviteter i f.eks. Tyskland. Rune lurte på hvordan vi kunne starte opp i Tyskland hvis lånet må tilbakebetales når vi får inntekter. Vidar fortalte at dette burde gå greit. Kriteriene i låneavtalen slår først til når en får betydelig overskudd, ikke når en får nok til å fortsette med satsingen. Uten overskudd trenger vi ikke å betale tilbake lånet. Det som er viktig nå er å få formidlet resultatet av det vi lager, og sikrer oss inntekter. Sak 5-04 Orientering om driften ------------------------------- Vidar orienterte. Det går ganske bra med prosjektet. Vidar har lyst til å få de som jobber i Oslo til å jobbe ut fra kontoret i forskningsparken, for blant annet å få bedre koordinering. Det vil også kunne danne kjernen i et miljø der frivillige kan stikke innom for å bidra, og der nysgjerrige kan komme innom for å lære mer. Det var enighet i Styret om å oppfordre til dette, men at hver enkelt ansatt fikk vurdere hvor det er mest hensiktsmessig å ha sin base. Styret poengterte at er viktig at mest mulig kommunikasjonen går via mailinglistene kanalene, og at informasjonen utveksles vis CVS og web, slik at flest mulig kan bidra og delta. Sak 6-04 Gjennomføring av styrevedtak ------------------------------------- Dette var første styremøte, så det var ingen orientering om gjennomføringen av tidligere styrevedtak. Sak 7-04 Låneavtale ansvarlig lån --------------------------------- Det ansvarlige lånet må godkjennes av styret i SLX Debian Labs. Godkjenningen av lånet var allerede vedtatt på sirkulasjon før møtet. Alle styrets medlemmer hadde allerede signert avtalen. Sak 8-04 Styrets oppgaver og arbeidsform ----------------------------------------- Petter poengterte at det er viktig at styret er gjennomsiktig, for å skape trygghet i resten av organisasjonen. Stiftelsen bør legge ut økonomioversikt, referater, sakslister, og info om når vi skal ha styremøter. Styret var enig i dette, og Vidar skal få lagt ut økonomioversikten innen neste styremøte. Det er viktig at vi finner en arbeidsdeling mellom medlemsforeningen og stiftelsen. Den viktigste oppgaven for Stiftelsens styre er å kontrollere pengeforbruket, Arbeidsfordeling internt i styret: Petter styrer med utvikling, Rune holder styr på kostnadene og Vidar jobber med inntekter. Målet er å ha ca. 4 styremøter i året, men vi må ha noe tetter møter i starten for å komme i gang. Vedtak: Vidar oppsummerer det vi har snakket om, og tar i tillegg utgangspunkt i en standard styreinstruks for å lage en styreinstruks for oss. Sak 9-04 Budsjettforutsetninger og budsjett for 04 og 05 --------------------------------------------------------- Til neste styremøtet skal utkast til budsjett foreligge for sept - des 2004 og for 2005, basert på gjeldende forbruk. Det bør vurderes å legge inn penger til markedsføring i budsjettet. Rune setter opp kostnadsbudsjett til neste møte. Sak 10-04 Daglig ledelse av stiftelsen -------------------------------------- Stiftelsen har noen formkrav som må oppfylles som arbeidsgiver. Oversikt over ferie og sykefravær, mm. Rune tar hånd om administrasjon av dette. Vidar tar seg av fakturering og betalinger. Styret ble enig om at utbetalinger skal attesteres av leder og et styremedlem. 5. Saker til neste møte ----------------------- Til neste møte skal Rune legge fram budsjettforslag, og Vidar legge fram regnskapsoversikt. 6. Eventuelt ------------ Forholdet til medlemsforeningen Stiftelsen skal ta initiativ til et arbeidsmøte med styret og andre interesserte i medlemsforeningen for å sikre best mulig samspill praktisk, juridisk og økonomisk. Det bør forsøkes avholdt innen utgangen av juni. Vidar tar ansvar for å følge opp dette med foreningen og finne en dato som passer. Petter skal til Debconf 4 i Porto Alegre, Brasil Utgifter til reise og opphold dekkes av SLX Debian Labs. Kostnaden er begrenset oppad til 20k. Møteplan for styret Det planlegges møter i følgende perioder. Vidar tar initiativ og avklarer datoer med resten av styret. Juni i forbindelse med arbeidsmøte August Oktober 7. Oppsummering --------------- Styret diskuterte litt om den arbeidsformen på styremøtet som nettopp var gjennomført var hensiktsmessig, og var enig i at det hadde fungert fint. ______________ _____________ _______________ Vidar Bakke Rune Ertzgaard Petter Reinholdtsen