(utkast) Referat fra styremøte i SLX-Debian-Labs 2004-12-01 =========================================================== Tid: Onsdag 2004-12-01 18:45 til 23:30 Sted: Kontoret til stiftelsen i Forskningsparken, Gaustadalleen 21, Oslo Tilstede var: Styreleder Vidar Bakke Styremedlem Petter Reinholdsen Styremedlem Rune Ertzgaard Styremedlem Markus Gamenius (referent) 1.Referat og formalia Markus ble valgt til referent. Sak 11-04 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent, men Petter påpekte at styret fra nå av må få innkalling og saksliste senest 14 dager før møtet skal avholdes. Dette sluttet alle møtedeltagerne seg til. Sak 12-04 Godkjenning av styremøtereferat Da det ikke forelå et fullstendig referat som kunne godkjennes og signeres ble godkjenning utsatt til neste møte. Det ble diskutert rundt fremtidig praksis for referatene, og styret vedtok følgende: - Første punkt på dagsordenen skal være å velge en referent. Utkast til referat sendes per e-post til alle styremedlemmer seneste 1 uke etter møtet har blitt avholdt. Møtedeltagerne har 1 uke på å kommentere utkastet via e-post. Papirversjon av det endelige referatet fremlegges til godkjenning og signering på førstkommende styremøte. Dette skal være et eget punkt på dagsorden. Det er styreleder som skal ha med papirversjonen av referatet. Godkjente referater legges ut på http://www.linuxiskolen.no/slxdebianlabs Sak 13-04 Nytt styremedlem Med bakgrunn i vedtektene og i styremøtet til "Fri programvare i skolen" er Markus Gamenius utpekt til medlem i styret i SLX-Debian-Labs. I tillegg ønsker styret å utnevne et styremedlem til for å heve kompetansen. Det anses også som uheldig å ha et partall antall medlemmer i styret, da det vil øke sannsynligheten for at avgjørelser tas ved bruk av styreleders dobbeltstemme. På neste styremøte skal det jobbes frem en profil for hva vi ønsker fra det femte styremedlemmet. 2.Oppfølgingssaker Sak 14-04 Oppfølging sak 8-04, ansvarlig Vidar Bakke hadde forlagt utgangspunktet/forslaget til en styreinnstruks som var hentet fra Styrehåndboken del 1. Bakke ønsket å dele ut boka og bruke eksempelet på en styreinstruks fra denne boka som utgangspunkt for SLX Debian Labs styreinstruks. Det ble med bakgrunn i dette fremsatt et forslag til vedtak. Forslag til vedtak: Bakke sender ut Styrehåndboken del 1 og hvert styremedlem tar utgangspunkt i eksempelet og sender endringsforslag i epost til de andre styremedlemmene. Bakke er er ansvarlig for at et forslag til styreinstruks foreligger til neste møte basert på de innkommende endringsforslagene. Vedtak: vedtatt Sak 15-04 Oppfølging sak 9-04, ansvarlig Rune Det ble snakket litt rundt budsjettet. Det var ikke mye å utsette på det Rune fremla. Forslag til vedtak: Tallene til Rune tas til etterretning. Vedtak: vedtatt. 3.Orienteringssaker Sak 16-04 Registrering av stiftelsen Vidar orienterte om saken og kunne fortelle at registreringen av stiftelsen nå er fullført. Vi har fått orgnummer (887 014 752) og Fylkesmannen har registrert oss i registeret over stiftelser. Sak 17-04 Driftsprosjektet Bakke orienterte om svaret fra UFD, tildelingen på kr 800K og økonomien i prosjektet og om bidraget fra Yrvin og Tøfte i utredningsarbeidet i Oslo kommune v/ Utdanningsetaten vedr Skolelinux og sentraldrift. Rapporten vil foreligge på nyåret. 3.1 Faste orienteringssaker Sak 18-04 Økonomi Vidar orienterte om lønnsutgifter, deriblant utbetalingene til Tøfte. Det ble stilt spørsmål om vi trengte lokalene i Forskningsparken da de ikke blir brukt så mye som man i starten hadde håpet på. Det ble påpekt at enkelte har benyttet seg av lokalene og de maskinene som er der. Vidar gikk gjennom oversiktene over balanse og resultat. Det var litt diskusjon om hvilket format man bør bruke når man i fremtiden sender ut dette. Balansen viser at likviditeten er god. Langsiktig gjeld er på 1.900.000. Grunnkapitalen i stiftelsen er 100K. Sak 19-04 Orientering om driften Dette ble dekket under punktet over. Sak 20-04 Gjennomføring av styrevedtak Ingen vedtak til gjennomføring 4.Beslutningssaker Sak 21-04 Ansettelse av Tosten Tøfte på engasjement Petter spurte om andre ble vurdert enn Tosten for dette engasjementet. Det var enkelte andre navn som var blitt nevnt på listene for en tid tilbake, men når Tosten fikk engasjementet var det ingen andre aktuelle kandidater. Vidar begrunner valget med at han hadde relevant erfaring i forhold til utredningsarbeidet som Knut trengte støtte til. Tøfte fakturerer timer og rapporterer til Yrvin. Yrvin og Tøfte fikk en god tone helt fra starten, noe Yrvin har redegjort for i en e-post til styret. Så langt ser det ut til at dette fungerer tilfredsstillende. Petter er bekymret for at det ikke var nok åpenhet i prosessen og at andre i miljøet kan reagere på det. Styret ble enige om at man må sikre mer åpen dialog med miljøet i fremtidige ansettelser og ved engasjement. Forslag til vedtak: Med bakgrunnen i bistanden Tøfte har gitt til Knut Yrvin og Yrvins oppsummering i epost av 01.12.04 kan Tøfte engasjeres innenfor de økonomiske rammene til prosjektet. Styreleder fremforhandler en avtale med Tøfte. Vedtak: vedtatt. Sak 22-04 Ansettelse av Andreas Schuldei på engasjement Petter orienterte om den jobben Andreas har gjort i prosjektet, og mente at denne var av god kvalitet. Det at Andreas har meget gode kontakter inn mot Debian er i følge Petter også en stor fordel. Andreas jobber med Cerebrum og lager deb-pakke av denne. I følge Petter er prosjektet helt avhengig av at han jobber med dette. Andreas gjør også en meget viktig jobb med å hjelpe folk som ikke er debian-utviklere med å få in debian-edu-relaterte pakker i Debian (pakke-sponsor). Forslag til vedtak: Med bakgrunn i den bistanden Schuldei har gitt til prosjektet i engasjementsperioden og behovet for ytterligere bistand inngås en avtale for et nytt engasjement på inntil 12 mnd. Lønnsbetingelser som før. Styreleder forhandler fram en avtale. Vedtak: vedtatt. Sak 23-04 Avtaleinngåelse med SPI inc om bruk av Debian navnet Vidar og Petter orienterte om avtaleforslaget fra SPI om bruk av Debian navnet. Det ble påpekt at SPI kan avslutte avtalen med oss etter to år, uten at vi har gjort noe galt. Dette bør derfor endres. Uavhengig av om vi får medhold i dette kravet ønsket styret å gå inn for avtalen. Forslag til vedtak: Avtaleforslaget godkjennes, men vi ønsker å endre klausulen om oppsigelse etter 2 år. Styreleder følger opp saken og signerer. Vedtak: vedtatt. Sak 24-04 Godkjennelsen av avtalen med foreningen "Fri programvare i skolen" Forslag til vedtak: Avtaleforslaget mottatt fra foreningen ser bra ut. Det er imidlertid nødvendig å strukturere innholdet, gjøre det konsistent og fullstendig. Gamenius utfører dette arbeidet og sender ferdig utkast pr. epost til styret for godkjenning. Vedtak: vedtatt. 5.Diskusjonssaker Sak 25-04 Budsjettforutsetninger budsjett 2005 Avgrensning mellom forening og stiftelsens økonomiske ansvarsområder ble gjort. Foreningen har ansvaret for stimulering og organisering av brukermiljøet rundt Skolelinux. Det som ikke er direkte relatert til dette er SLX-Debian-Labs ansvar. Punkter på budsjettet: Ansatte: Knut og Andreas. Innleide: Joey og Tosten (begge for en periode) Lokaler 120.000.- Prosjektstøtte 30.000.- Drift og utstyr 20.000.- Regnskapstjenerser 53.000.- Kontorrekvisita 2.000.- Telefon 30.000.- Reisekostnader 20.000.- Foreningen 380.000 (etter nærmere avtale med styret i foreningen). - Markus og Rune skal utarbeide budsjett. Det ble nevnt at det er på tide at vi tar initiativ til å få flere til å bidra med å finansiere sikkerhetspatching av "testing"-utgaven av Debian. Petter og Vidar har tidligere vært i kontakt med aktører som kunne være interessert i å bidra, og vi bør følge opp kontakten. Petter fortalte at det for tiden er 9 stykker i gang med denne sikkerhetspatchingen, og Joey koordinerer det hele. Vidar følger opp kontakt med potensielle sponsorer. Sak 26-04 Satsing på Feide/Cererum Petter orienterer om FEIDE og Cerebrum. Dette er et "må ha" for prosjektet og vi setter Andreas til å jobbe med dette. Petter fortalte at man har sett på SchoolTool og det skal teste ut på Sunndalsøra. SchoolTool vil gi data om brukere til FEIDE. Sak 27-04 Bidrag til Debian Dette ble diskutert og Vidar fortalte at han så det som ønskelig å stimulere Debian på samme måte som man har gjort med Skolelinux. 6.Saker til neste møte Styreinstruks:ansv Vidar Budsjett 2005:ansv Rune og Markus Avtaler med SPI:ansv Petter og Vidar Avtale med foreningen ansv Markus Utarbeide en profil for nytt styremedlem: ansv Petter og Vidar Styrereferat fra dette og det forige møtet skal signeres: ansv Vidar Opplegg for profilering Skolelinux UiO/HiO: ansv Markus Møte mellom styrene i foreningen og stiftelsen: ansv Markus 7.Eventuelt Opplegg på Hio og/eller UiO Markus tok opp muligheten for å arangere et opplegg på HiO eller UiO der Skolelinux og andre beslektede aktører viser seg frem. Markus skal se mer på dette. Møte mellom styret i "Fri programvare i skolen" og styrene i SLX-Debia-Labs Dette skal Markus ta tak i. Tanken er å bedre samarbeidet og komunikasjonen. Oslo , / ______________ _____________ ______________ _______________ Vidar Bakke Rune Ertzgaard Markus Gamenius Petter Reinholdtsen